Meldepflichtige haben Meldungen und Beitragsnachweise durch Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder systemgeprüften elektronischen Ausfüllhilfen zu erstatten. Dies gilt auch für Anträge und Bescheinigungen, soweit dies nach diesem Gesetzbuch oder dem Aufwendungsausgleichsgesetz geregelt ist.
Wird ein Programm oder eine Ausfüllhilfe insgesamt oder in einzelnen Modulen wesentlich verändert, ist unverzüglich eine neue Systemprüfung zu beantragen. Der Neuantrag ist vor dem ersten Einsatz dieser veränderten Anwendung zu stellen und die veränderte Version ist gesondert zu kennzeichnen. Diese Prüfungen können auch in vereinfachter Form anhand von speziellen Testaufgaben erfolgen.
Die Pool-Testaufgaben sind für den Einsatz bei Systemuntersuchungen entwickelt worden, um festzustellen, ob die Voraussetzungen für eine ordnungsgemäße Abrechnung der Beiträge und des Melde- sowie Bescheinigungsverfahrens von dem Softwareprodukt erfüllt werden. Definiert sind die Testaufgaben für mehrere Testmonate unter Berücksichtigung eines Jahreswechsels, damit u.a. im Arbeitgeberverfahren das Beitrags- und Meldeverfahren zur sogenannten März-Klausel geprüft werden kann.
Insbesondere bei der erstmaligen Systemprüfung eines Programmes oder neuen Zusatzmoduls sind die Pool-Testaufgaben zu erfassen, abzurechnen und die Meldungen, Bescheinigungen und Beitragsnachweise zu erstellen. Die Pool-Testaufgaben einschließlich der Lösungen sowie die zum Abruf bereitgestellten Meldedateien der Sozialversicherungsträger stehen dem Softwareersteller im geschützten Bereich zum Download zur Verfügung.
Vom 01.04.2021 an sind im Falle einer erstmaligen Systemprüfung oder Prüfung eines Zusatzmoduls grds. die ausgewählten Pool-Testaufgaben für das „eVpT“ umzusetzen.